Uogólniając, podróż służbową można wliczyć w koszty podatkowe. Trzeba jednak pamiętać, że nie dotyczy to wszystkich wydatków poniesionych podczas podróży np. kosztów wyżywienia. Rok 2013 ma przynieść w tej kwestii zmiany.
Zasada odliczania kosztów poniesionych w podróży służbowej jest dość prosta. Pod uwagę należy brać te koszty, które były ściśle powiązane z osiągnięciem przychodu. Trzeba też sprawdzić, czy koszty, które mają zostać odliczone, są traktowane jako koszty podatkowe. Ważne, aby móc wykazać, że poniesione wydatki miały wpływ na powstały przychód. Dowodem w tej sytuacji może być nawet korespondencja. W razie kontroli fiskusa, zapis np. maili może świadczyć o tym, że ujęcie wydatków w koszty było uzasadnione. Wydatki, o których mowa, określa art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Warto pamiętać o dokumentacji wydatków poniesionych podczas podróży służbowej.
Co można zaliczyć w poczet wydatków – przykłady:
• bilet (opłaty za podróż),
• koszt uzyskania wizy,
• kilometrówkę,
• koszt wynajęcia samochodu (pełen – bez uwzględnienia kilometrówki),
• koszt noclegów.
Ograniczeniem objęte są wydatki na jedzenie. Koszty wyżywienia rozliczyć można jedynie biorąc pod uwagę dietę przysługującą osobie na wyjeździe służbowym. Wysokość takiej diety wynosi
23 zł na dobę. Delegacja trwająca mniej niż dobę ucina tę sumę o połowę. Dieta na wyżywienie podczas delegacji zagranicznej jest zależna od danego kraju.
Z nowym rokiem ma wejść w życie ustawa, która zwiększy wysokość diety, podczas podróży krajowej, do 30 zł.